Que es un
Flujo de trabajo ?Un flujo de trabajo (también conocido como workflow en inglés) es una secuencia de pasos o procesos que se llevan a cabo de manera sistemática y organizada para completar una tarea o alcanzar un objetivo específico. Estos pasos pueden ser manuales o automatizados, y pueden ser realizados por personas, sistemas informáticos, o una combinación de ambos.
En general, un flujo de trabajo describe la forma en que las tareas y los datos fluyen dentro y entre los diferentes participantes y sistemas de un proceso empresarial. Puede incluir acciones como la asignación de tareas, la revisión y aprobación de documentos, la notificación de eventos importantes, la toma de decisiones y la generación de informes.
Los flujos de trabajo son comunes en muchas áreas de la empresa, incluyendo la producción, la gestión de proyectos, la gestión de documentos, la gestión de pedidos y la atención al cliente. Al implementar flujos de trabajo efectivos, las empresas pueden mejorar la eficiencia, la consistencia y la calidad de sus procesos.
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Como es un flujo de trabajo para la gestión de compras?
Un flujo de trabajo típico para la gestión de compras podría ser el siguiente:
1.Identificación de la necesidad: El departamento o la persona encargada identifica una necesidad de compra, ya sea para la adquisición de bienes o servicios para la empresa.
2.Búsqueda de proveedores: Se busca proveedores potenciales que puedan suministrar los bienes o servicios necesarios.
3.Solicitación de cotizaciones: Se envían solicitudes de cotizaciones a los proveedores seleccionados para que presenten sus ofertas de precios y detalles sobre los bienes o servicios.
4.Evaluación de cotizaciones: Se evalúan las cotizaciones recibidas y se selecciona al proveedor que cumpla con los requisitos necesarios de calidad, precio, plazo de entrega y otras especificaciones.
5.Creación de una orden de compra: Se crea una orden de compra que incluye los detalles de la transacción, como la descripción de los bienes o servicios, la cantidad, el precio y los términos de pago. 6.Recepción de bienes o servicios: Una vez que se ha realizado el pedido, se espera a que el proveedor entregue los bienes o servicios solicitados. 7.Inspección de bienes o servicios: Los bienes o servicios entregados se inspeccionan para asegurar que cumplan con los estándares de calidad y las especificaciones del pedido.8.Aprobación y pago: Si los bienes o servicios cumplen con las especificaciones y estándares, se aprueba la orden de compra y se realiza el pago al proveedor.
9.Registro y seguimiento de la orden de compra: La orden de compra y los documentos relacionados se registran en el sistema de gestión de compras de la empresa para un seguimiento preciso del historial de compras y para facilitar la reconciliación de facturas y otros procedimientos administrativos.
Este flujo de trabajo puede variar según las políticas y procedimientos de cada empresa, así como por los requisitos legales y fiscales de cada país. Sin embargo, en general, los pasos mencionados anteriormente son comunes en la mayoría de los procesos de gestión de compras.
DIAGRAMA PARA COMPRAS
Identificación de la necesidad
....................↓....................Búsqueda de proveedores
....................↓....................Solicitación de cotizaciones
....................↓....................Evaluación de cotizaciones
....................↓....................Creación de orden
....................↓....................Recepción de bienes/servicios
....................↓....................Inspección de bienes/servicios
....................↓....................Aprobación y pago
....................↓....................
Registro y seguimiento de orden
Como es un flujo de trabajo para la gestión de facturas?
Un flujo de trabajo típico para la gestión de facturas podría ser el siguiente:
1.Recepción de la factura: El proveedor envía la factura al departamento de cuentas por pagar de la empresa.
2.Validación de la factura: El departamento de cuentas por pagar revisa la factura para verificar que esté completa y que se ajuste a los términos acordados en el contrato. Si hay algún problema, se informa al proveedor para que lo corrija.
3.Registro de la factura: Si la factura es válida, se registra en el sistema de contabilidad de la empresa. Esto incluye la asignación de un número de factura y la introducción de información sobre la fecha de vencimiento, el importe total y otros detalles relevantes.
4.Aprobación de la factura: Si la factura supera un cierto umbral de importe, puede requerir la aprobación de un gerente o supervisor antes de que se pueda procesar el pago.
5.Pago de la factura: Una vez que la factura ha sido aprobada, se inicia el proceso de pago. Esto puede incluir la emisión de un cheque o una transferencia electrónica de fondos a la cuenta del proveedor.
6.Registro del pago: Después de que se ha realizado el pago, se registra en el sistema de contabilidad de la empresa para llevar un seguimiento de los pagos realizados.
7.Archivo de la factura: Finalmente, la factura se archiva para su posterior referencia. En algunos casos, esto puede ser un requisito legal, por lo que es importante mantener un registro preciso y detallado de todas las facturas emitidas y recibidas.
Este flujo de trabajo puede variar según las políticas y procedimientos de cada empresa, así como por los requisitos legales y fiscales de cada país. Sin embargo, en general, los pasos mencionados anteriormente son comunes en la mayoría de los procesos de gestión de facturas.
Como es un flujo de trabajo para la gestión de contratación?
Un flujo de trabajo típico para la gestión de contratación podría ser el siguiente:
1.Identificación de la necesidad de contratación: Un departamento o gerente identifica la necesidad de contratar a un nuevo empleado para cubrir una posición vacante o para satisfacer una necesidad de personal adicional.
2.Creación de una descripción del trabajo: Se crea una descripción del trabajo que incluye las responsabilidades, requisitos y habilidades necesarias para el puesto. Esta descripción se utiliza para anunciar la vacante y para la selección de candidatos.
3.Anuncio de la vacante: La vacante se anuncia en los sitios web de la empresa, en redes sociales, en bolsas de trabajo, o en otros medios de publicidad. También se puede utilizar el boca a boca y la red de contactos de la empresa para encontrar posibles candidatos.
4.Selección de candidatos: Los gerentes o el equipo de recursos humanos revisan las solicitudes y currículums de los candidatos, y seleccionan a los candidatos más adecuados para la entrevista.
5.Entrevistas: Los candidatos seleccionados son entrevistados para evaluar sus habilidades, experiencia y personalidad. También se pueden realizar pruebas técnicas o de habilidades para asegurar que el candidato tenga las habilidades necesarias para el puesto.
6.Selección del candidato: Una vez que se han realizado todas las entrevistas y pruebas, se selecciona al candidato más adecuado para el puesto.
7.Oferta de trabajo: Se realiza una oferta de trabajo al candidato seleccionado, que incluye información sobre el salario, beneficios y otros detalles del empleo.
8.Verificación de antecedentes: Se realiza una verificación de antecedentes para confirmar la información proporcionada por el candidato, incluyendo sus antecedentes laborales y educativos.
9.Contratación: Si la verificación de antecedentes es satisfactoria, se finaliza el proceso de contratación y se hace una oferta formal de empleo. El nuevo empleado firma el contrato y se establecen los detalles de la fecha de inicio y otros procedimientos de incorporación.
Este flujo de trabajo puede variar según las políticas y procedimientos de cada empresa, así como por los requisitos legales y laborales de cada país. Sin embargo, en general, los pasos mencionados anteriormente son comunes en la mayoría de los procesos de gestión de contratación.